Facture pro forma : le guide ultime de la FAQ

Aujourd'hui, je vais répondre à toutes les questions que vous vous posez sur un autre important document d'importation - Facture proforma.

Vous allez tout apprendre, y compris ce que c'est, le contenu, comment cela fonctionne, qui publie le document, son objectif, entre autres aspects importants.

Continuez à lire pour en savoir plus.

Qu'est-ce qu'une facture pro forma?

Une facture pro forma est un document d'expédition envoyé par le vendeur à l'acheteur avant le début de l'expédition des marchandises.

Ce document décrit les articles achetés ainsi que toute autre information concernant l'expédition et le paiement des marchandises.

Sans oublier que cela aide également à calculer les estimations de coûts de votre envoi.

Pourquoi avez-vous besoin d'une facture pro forma lors de l'importation depuis la Chine ?

Exemple de facture pro forma

Il y a plusieurs raisons pour lesquelles une facture pro forma serait tout à fait nécessaire lorsque importer de Chine.

Certaines des raisons pour lesquelles la plupart des importateurs utilisent une facture pro forma lors de l'importation depuis la Chine incluent ;

  • Calcul des estimations de coûts - Lors de l'importation de Chine, une facture pro forma aidera à établir des estimations de coûts de l'expédition.
  • Une facture pro forma facilite le bon déroulement des opérations lors du passage en douane des marchandises.
  • Avec une facture pro forma, vous pouvez facilement modifier votre commande si le besoin s'en fait sentir. Il vous sera uniquement demandé de mettre à jour et de convertir votre facture pro forma en une facture complète.
  • Une facture pro forma est utile lorsque vous ne disposez pas de tous les détails d'une facture commerciale.
  • De plus, une facture pro forma vous aidera à augmenter vos bénéfices en tant qu'entreprise.
  • Une facture pro forma agit également comme un accord contraignant garantissant que les acheteurs savent à quoi ils s'engagent.
  • Lors de l'importation de Chine, certaines institutions financières peuvent utiliser une facture pro forma pour ouvrir le lettre de crédit.
  • Une facture pro forma est importante pour examiner et réduire les erreurs car les termes sont clairement définis.
  • Sans oublier qu'une facture pro forma constitue une base pour la comptabilité ainsi que pour la comptabilité.
  • Une facture pro forma déclare la valeur des marchandises pour les douanes, ce qui permet d'accélérer le processus de paiement.

Quelle est la différence entre facture et facture pro forma ?

Une facture pro forma fait référence à un document commercial fourni par le vendeur à l'acheteur donnant des informations claires sur ce que l'acheteur doit attendre de la vente.

En termes simples, une facture pro forma indique le devis avant que vous ne passiez votre commande.

D'autre part, un facture sert de preuve de vente entre l'acheteur et le fournisseur indiquant le montant total à payer.

Une facture sera émise après validation de votre commande.

Exemple de facture

Pouvez-vous payer les fournisseurs chinois sur une facture pro forma ?

Non, tu ne peux pas.

Une facture pro forma est principalement utilisée pour clarifier ou établir les termes d'une commande particulière et ne peut pas être utilisée à des fins de paiement ou de comptabilité.

Cependant, il existe plusieurs autres méthodes de paiement acceptées par les fournisseurs chinois, telles que PayPal, virement bancaireet transferts télégraphiques .

La facture pro forma peut-elle être annulée lors de l'importation depuis la Chine ?

Non, il ne peut pas être annulé.

Cependant, vous pouvez choisir de changer le statut de celui-ci.

Une facture pro forma n'a aucun impact sur la comptabilité et ne peut donc pas être annulée.

L'annulation ne peut s'appliquer qu'aux documents de compte.

Comment fonctionnent les factures pro forma ?

Une facture pro forma est un acte de vente envoyé par le vendeur aux acheteurs avant la livraison des marchandises.

Il est destiné à assurer une procédure de vente efficace.

Avant de comprendre le fonctionnement d'une facture pro forma, examinons d'abord rapidement le contenu d'une facture pro forma ;

  • Les conditions de paiement
  • Le montant total dû
  • Numéro de référence
  • Coordonnées des acheteurs et des vendeurs
  • Pays d'origine
  • Les incoterms applicables
  • Toutes taxes comprises TVA
  • Date d'édition
  • Signature et le titre
  • Le prix unitaire
  • Description des biens

Une fois que le vendeur a envoyé la facture pro forma, l'acheteur la parcourt et décide s'il accepte ou non la facture.

Cela comprend le prix indiqué, la quantité de marchandises à livrer ainsi que toute autre inclusion contenue dans la facture pro forma comme indiqué ci-dessus.

Dans la mesure où elle comprend le détail des coûts, une facture pro forma n'exige pas le paiement des marchandises.

Son objectif principal est de rationaliser les opérations de vente car toutes les conditions sont convenues à l'avance.

Une fois que l'acheteur est satisfait de la facture pro forma, il émet un bon de commande au vendeur, puis le processus de vente commence.

Comment la facture pro forma et la facture commerciale se comparent-elles ?

Facture commerciale

Facture pro forma et facture commerciale sont deux documents importants dans l'industrie de l'importation et de l'exportation lorsqu'il s'agit de traiter avec n'importe quel type de client.

L'une des questions les plus posées est de savoir si ces deux éléments sont identiques ou non. La réponse est non.

Une facture pro forma et une facture commerciale diffèrent d'une manière qui ;

La facture pro forma est émise avant le début des ventes alors qu'une facture commerciale est émise après l'acceptation du contrat de vente.

Pour mieux comprendre les deux, voici une brève description.

Une fois qu'un acheteur manifeste de l'intérêt pour effectuer un achat, le vendeur lui envoie une facture pro forma.

La facture est destinée à donner à l'acheteur une idée claire de ce à quoi il doit s'attendre.

Après avoir examiné la facture pro forma et accepté les conditions énoncées, l'acheteur envoie un bon de commande ou une lettre de crédit au vendeur.

C'est à ce moment que le processus de vente commence selon la date indiquée sur la facture pro forma.

Une facture commerciale établie par le vendeur est adressée à l'acheteur pour la confirmation des ventes réalisées.

Le contenu de la facture pro forma et de la facture commerciale est plus ou moins le même.

Néanmoins, le prix peut différer car le prix indiqué sur la facture pro forma n'est pas définitif.

Pouvez-vous utiliser la facture pro forma pour le paiement anticipé ?

Oui, vous pouvez.

Une facture pro forma peut être utilisée pour servir de demande de paiement de marchandises qui n'ont pas encore été vendues.

En plus de cela, cela accélère le processus de paiement car l'acheteur est conscient de ce qu'il doit au vendeur.

Comment la facture pro forma et le devis se comparent-ils ?

Dans la mesure où une facture pro forma et un devis peuvent sembler servir le même objectif, ils sont différents l'un de l'autre.

Un devis fait référence à un document envoyé à l'acheteur détaillant les biens nécessaires ainsi que leurs coûts estimés.

D'autre part, une facture pro forma est émise avant le processus de vente et son objectif principal est de donner un aperçu clair de ce à quoi l'acheteur doit s'attendre.

Par rapport à une facture pro forma qui montre l'engagement d'un achat particulier, un devis est normalement envoyé en cas de demande de renseignements.

Qui émet la facture pro forma lors de l'importation depuis la Chine ?

Une facture pro forma sera émise par votre fournisseur chinois.

Ils sont chargés de préparer et de vous envoyer la facture pro forma.

Exemple de facture pro forma

Existe-t-il un format spécifique pour la rédaction de factures pro forma ?

Oui il y a.

Les factures pro forma ont un format spécifique.

La préparation d'une facture pro forma a été simplifiée par la disponibilité de plusieurs modèles de facture pro forma ainsi que de logiciels.

Selon votre choix et vos préférences, vous pouvez choisir celui qui convient à votre entreprise.

Comment préparer une facture pro forma ?

La présence de plusieurs modèles en ligne a facilité la préparation plus facile et plus rapide de la facture pro forma.

Une fois que vous avez téléchargé un modèle qui correspond le mieux à vos besoins ou plutôt à votre entreprise, la prochaine étape consistera à remplir votre facture pro forma.

Tout d'abord, remplissez vos coordonnées et le nom de votre entreprise.

Vous pouvez également choisir de le personnaliser en utilisant le logo de votre entreprise.

Remplissez également les coordonnées, le nom et les informations commerciales de vos clients.

Par la suite, indiquez la date d'échéance du paiement, un numéro de facture unique ainsi que la date de facturation.

Assurez-vous que tous les biens et services sont répertoriés avec leurs coûts.

Enfin, faites un calcul des coûts totaux et incluez-les dans la partie inférieure de votre facture.

Assurez-vous d'avoir ajouté les modalités de paiement ainsi que toute autre information complémentaire et précisez que la facture pro forma n'est « pas une facture avec TVA ».

Après avoir fait tout cela, votre facture pro form est prête à être envoyée à votre acheteur.

Quel est le contenu de la facture pro forma ?

Une facture pro forma a quelques contenus qui ne doivent pas être omis à un moment donné. Certains de ces contenus incluent;

Contenu de la facture pro forma

  • Les coordonnées de l'acheteur et du vendeur
  • Les modalités de paiement
  • Une description complète des marchandises en question
  • Le montant total dû
  • La date d'émission
  • Pays d'origine
  • Les coordonnées bancaires du vendeur
  • Le prix unitaire
  • Incoterms applicables
  • Le numéro de référence
  • Signature et le titre
  • La validité de la facture pro forma
  • Toutes les taxes applicables dont la TVA

Pouvez-vous utiliser une facture pro forma pour payer des marchandises importées de Chine ?

Non, tu ne peux pas.

Gardez à l'esprit qu'une facture pro forma n'est pas une facture réelle, c'est une facture "fictive".

Par conséquent, il n'est pas adapté et ne peut pas être utilisé à des fins comptables.

Existe-t-il un format standard pour la facture pro forma ?

Non il n'y en a pas.

Une facture pro forma peut prendre différents formats en fonction des préférences du vendeur.

Les différents formats disponibles sont conçus pour s'adapter à différentes fonctions telles que la vente au détail, les services, ainsi que les factures pro forma contractuelles, entre autres.

La facture pro forma doit-elle inclure la TVA ?

L'inclusion de la TVA dans une facture pro forma n'est pas obligatoire.

Cependant, l'inclure dans votre facture pro forma attire d'autres avantages tels que;

  • Faire prendre conscience du montant total à payer, ce qui évite toute forme de malentendu sur les coûts ultérieurs.
  • L'inclusion d'une TVA vous permettra de convertir plus facilement et plus rapidement la facture pro forma en facture. Pour ce faire, assurez-vous que vous utilisez le même modèle.

Quelle est la différence entre le bon de commande et l'ancienne facture Pro ?

Un bon de commande (PO) fait référence à un document commercial préparé et délivré par l'acheteur au vendeur pour montrer son intérêt pour l'achat de biens.

Une fois que le fournisseur ou le vendeur reçoit le bon de commande, il envoie une facture pro forma à l'acheteur.

La facture pro forma indique ce à quoi l'acheteur doit s'attendre en termes de paiement, de livraison et de description des marchandises, entre autres.

Qu'est-ce qui vient en premier - bon de commande ou facture pro forma ?

Un bon de commande vient en premier suivi de la facture pro forma.

N'oubliez pas qu'une facture pro forma est envoyée après que l'acheteur a envoyé un bon de commande qui montre l'intérêt de l'acheteur à acheter des marchandises.

La facture pro forma a-t-elle un numéro ?

Non, ça ne va pas.

Les numéros de facture ne sont gardés en réserve que pour les factures finalisées ou complétées.

Qui signe la facture pro forma ?

Une facture pro forma est signée par l'acheteur une fois qu'il ou elle accepte les termes de la facture pro forma.

Par la suite, l'acheteur soumet la facture pro forma accompagnée d'un bon de commande au fournisseur.

Quelles sont les meilleures pratiques lors de la création d'une facture pro forma ?

Lors de la création d'une facture pro forma, vous devez vous assurer qu'elle est effective.

Je veux dire par là qu'il doit être facile à comprendre et aller droit au but.

Pour y parvenir;

  • En tant qu'acheteur, assurez-vous de ne pas marquer la facture pro forma comme compte à payer. Gardez à l'esprit que la facture pro form est uniquement destinée à clarifier ce à quoi vous devez vous attendre et que vous n'avez pas encore effectué d'achats.
  • L'inclusion des dates est un facteur important à retenir car les prix des biens et des matières premières fluctuent de temps à autre.
  • En tant que vendeur, vous ne devez pas marquer les comptes comme débiteurs car vous n'avez pas encore réalisé de vente.

Quand utiliser une facture pro forma ?

Les factures pro forma sont importantes pour la plupart sinon tous les types d'entreprises impliquées dans l'achat de biens et de services.

Voici quelques exemples qui inciteront l'utilisation d'une facture pro forma ;

  • Lors de l'obtention des permis d'importation.
  • Une facture pro forma peut être utilisée lors du paiement des droits de douane.
  • De plus, vous pouvez l'utiliser lors de l'ouverture d'une ligne de crédit pour un achat particulier.

Sans oublier que la facture pro forma est applicable dans la plupart des industries sans exclure ; fabrication, import / export, grossistes ainsi que les industries commerciales, entre autres.

Quelle est la durée de validité d'une facture pro forma ?

La durée de validité d'une facture pro forma varie d'une entreprise à l'autre.

La validité est celle indiquée sur le pro forma par votre fournisseur.

Une facture pro forma est-elle juridiquement contraignante ?

Non.

Une facture pro forma manque de validité juridique et n'est donc pas juridiquement contraignante pour l'une ou l'autre des parties.

Il sert à mettre en évidence les conditions de vente une fois la commande passée.

J'espère que ce guide a répondu à toutes vos questions sur la facture pro forma.

Si vous avez des questions supplémentaires, L'équipe BanSar est là pour vous aider.

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